MANUAL DE OpenOffice.org Calc

Contenido del Capítulo 3

3. Trabajo Con Rangos De Celdas
3.1. Seleccionar un rango utilizando el teclado
3.2. Seleccionar un Rango Utilizando el Ratón
3.3. Selección de Celdas no Contiguas
3.4. Borrar un rango de celdas
3.5. Eliminar un rango de celdas
3.6. Cortar y Pegar un Rango de Celdas
3.7. Copiar y Pegar un Rango de Celdas
3.8. Copiar y Pegar un Rango de Celdas que Contiene Fórmulas
3.9. Rellenar un Rango de Celdas
3.10. Rellenar un Rango con Fórmulas
3.11. Relleno Personalizado de Rangos
3.12. Rellenar Hojas
3.13. Nombres de Rangos
3.14. Combinar Celdas
3.15. Dividir las Celdas Combinadas
3.16. Trabajo con Rangos 3D
3.17. Seleccionar Varias Hojas
3.18. ¿Para qué Seleccionar Varias hojas?

 

3. Trabajo Con Rangos De Celdas

Un rango consiste en la selección de dos o más celdas para llevar a cabo alguna operación sobre ellas, por ejemplo, para establecer formato de celdas, para cortar, copiar, etc. Puede seleccionar un rango utilizando varios procedimientos. Enseguida describo varios procedimientos que se pueden utilizar para seleccionar un rango de celdas. Más adelante, se explican algunas acciones que pueden llevarse a cabo sobre un rango de celdas.

3.1. Seleccionar un rango utilizando el teclado

Ubíquese en la  celda inicial del rango a seleccionar, por ejemplo, en la celda B2, presione y mantenga presionada la tecla “Mayús” (Shift), desplácese utilizando las teclas de dirección hasta el extremo final del rango, por ejemplo, hasta la celda D4. Libere la tecla “Mayús”. En la Figura 19 puede observar el aspecto que toma el rango seleccionado. A medida que va seleccionando el rango, en la barra de estado se muestra la suma del contenido del rango. Este resultado es útil en los casos en que el rango contiene valores numéricos. En el rango seleccionado puede llevar a cabo las acciones que considere apropiadas.

 

 

Es posible cambiar la función utilizada en la barra de estado para calcular resultado del rango, tal como se indica en la Figura 20. En la barra de estado, haga clic derecho sobre la función que calcula el total, se muestra una lista de funciones para que escoja la deseada. Por ejemplo, si escoge la función “Promedio”, en la barra de estado se muestra el promedio de los valores pertenecientes al rango seleccionado, tal como puede observar en la Figura 21.

 

 

3.2. Seleccionar un Rango Utilizando el Ratón

Haga clic en la celda ubicada en el extremo del rango a seleccionar, por ejemplo, en la celda B2. Presione y mantenga presionada la tecla “Mayús” (Shift), utilizando el ratón, haga clic en la esquina inferior derecha del rango, por ejemplo, en la celda D4. Libere la tecla “Mayús”. El rango queda sombrado indicando que está seleccionado. Puede hacer las acciones que desee sobre este rango.

Puede utilizar un tercer procedimiento para seleccionar un rango. Haga clic en la celda ubicada al extremo del rango que se desea seleccionar, por ejemplo, en B2, arrastre el puntero del ratón hasta el otro extremo del rango, por ejemplo, hasta la celda D4 (arrastrar significa que mantiene presionado el botón primario del ratón mientras se desplaza por la hoja). Libere el botón del ratón y haga los cambios que considere oportunos sobre el rango.

 3.3. Selección de Celdas no Contiguas

Anteriormente se explicó cómo seleccionar un rango de celdas contiguas. Es posible seleccionar celdas no contiguas como se indica enseguida. Haga clic en la primera celda que desee seleccionar, por ejemplo, en la celda A1. Presione y mantenga presionada la tecla “Ctrl”, haga clic sobre las demás celdas que desee seleccionar. Libere la tecla “Ctrl”, quedan seleccionadas las celdas para que ejecute la acción que desee. Observe la Figura 22, puede observar que están seleccionadas las celdas A1, C1, B3, D3 y A5.

Voy a presentar otro ejemplo en que se combina la selección de celdas contiguas y celdas no contiguas. Observe la Figura 23, las celdas sombreadas indican la selección que se ha efectuado. Siga el procedimiento indicado. Haga clic en A1, presione y mantenga presionada la tecla “Mayús”, desplácese hasta la celda B2 utilizando las teclas de dirección. Libere la tecla “Mayús”, ahora, presione y mantenga presionada la tecla “Ctrl”, haga clic en la celda E1. Haga clic en la celda C3, libere la tecla “Ctrl”, presione y mantenga presionada la tecla “Mayús”, utilice el teclado para desplazarse hasta la celda D3. Libere la tecla “Mayús”, ha quedado seleccionado el rango deseado para que el usuario pueda llevar a cabo la acción  que quiera.

3.4. Borrar un rango de celdas

Cuando borra un rango de celdas, se borra su contenido o su formato, sin embargo, permanecen físicamente las celdas. Por el contrario, cuando se elimina un rango, desaparecen físicamente las celdas y el especio dejado es ocupado por las celdas de la derecha o por las celdas inferiores. Se va a explicar cómo borrar un rango de celdas utilizando un ejemplo. Observe la Figura 24, seleccione el rango A1:B4 que corresponde al rango que se quiere borrar. Presione la tecla “Supr”, se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 25. Este cuadro de diálogo tiene ocho casillas para que establezca lo que desea borrar. En la tabla siguiente se describen las diferentes opciones disponibles. Quiero destacar que puede marcar una o varias casillas para establecer lo que desea borrar.

 

Casilla

Descripción

Eliminar todo

Elimina el contenido de las celdas, incluyendo comentarios, formato y contenido de celdas. Para poder escoger algunas de las otras opciones, debe estar desmarcada esta casilla.

Texto

Se borra el contenido de las celdas que contienen texto y que pertenecen al rango seleccionado.

Números

Borra el contenido de las celdas que pertenecen a la selección y que contienen valores numéricos.

Fecha y hora

Borra el contenido de las celdas que pertenecen al rango seleccionado y que tienen datos de tipo fecha y hora.

Fórmulas

Borra el contenido de todas las celdas que pertenecen al rango seleccionado y que contienen fórmulas.

Notas

Se eliminan las notas o los comentarios de las celdas pertenecientes a la selección.

Formatos

Quita el formato en las celdas que pertenecen al rango seleccionado. Los datos permacen.

Objetos

Borra los objetos encontrados en la selección.

 

 

3.5. Eliminar un rango de celdas

Cuando elimina un rango, las celdas seleccionadas desaparecen físicamente de la hoja, junto con su contenido. Las celdas que se encuentran a la derecha o en la parte inferior se desplazan para llenar el espacio dejado por el rango eliminado. Observe el ejemplo de la Figura 27, en la hoja quiere eliminarse el rango A2:B3. Primero que todo, seleccione el rango indicado. En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú que se despliega, seleccione “Eliminar celdas... (Ctrl+-)”.  Se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 28, el cual permite establecer cómo debe llenarse el espacio dejado por las celdas eliminadas. Este cuadro de diálogo tiene cuatro botones de opción entre los cuales debe seleccionar uno. A continuación se describen las opciones posibles:

 

Opción

Descripción

Desplazar celdas hacia arriba

Se desplazan las celdas que se encuentran en la parte inferior del rango para cubrir el espacio dejado por las celdas.

Desplazar celdas a la izquierda

El espacio dejado por las celdas eliminadas es cubierto por las celdas que se encuentran a la derecha.

Eliminar filas completas

Se eliminan las filas en que se encuentra el rango seleccionado

Eliminar columnas completas

Se eliminan las columnas en que se encuentra el rango seleccionado

 

Después de seleccionar una de estas opciones, presione el botón “Aceptar” para que se haga efectiva la eliminación indicada. En la Figura 29 se muestra el comportamiento obtenido al eliminar las celdas para el ejemplo indicado. Al lado izquierdo se muestra el resultado obtenido al seleccionar la opción “Desplazar celdas hacia arriba”. Al lado derecho se muestra el resultado obtenido al seleccionar la opción “Desplazar celdas a la izquierda”.

 

Si quiere eliminar un rango de celdas no contiguas, en el cuadro de diálogo “Eliminar celdas” están deshabilitados los dos primeros botones de opción, únicamente puede escoger eliminar filas completas o columnas completas.

 3.6. Cortar y Pegar un Rango de Celdas

Cuando corta y pega un rango de celdas, lo que está haciendo en realidad es moviendo el rango de un lugar a otro. Observe el siguiente ejemplo, a la izquierda de la Figura 30, se encuentra el contenido de la hoja que va a ser utilizada para explicar el procedimiento a seguir para cortar pegar. Seleccione el rango A2:B4. En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú que aparece, seleccione “Cortar (Ctrl+X)”. Desaparecen los valores del rango, tal como puede observar al lado derecho de la Figura 30. Los datos del rango quedan almacenados en la memoria temporal. Ahora, ubíquese en la celda a partir de la cual va a pegar los valores del rango, por ejemplo, sitúese en la celda E1. En la barra de menús, seleccione “Editar”. En el menú correspondiente, seleccione “Pegar (Ctrl+V)”. En la Figura 31 puede observar el resultado obtenido, se ha movido el rango a la nueva ubicación. Junto con los datos se mueve su formato.

 

3.7. Copiar y Pegar un Rango de Celdas

Con esta combinación de comandos, se crea una copia del rango, es decir, quedan dos rangos idénticos, tanto en el origen como en el destino. Por ejemplo, observe la Figura 32, se muestra el contenido de la hoja. Seleccione el rango A1:C5. En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú que se despliega, seleccione la opción “Copiar (Ctrl+C)”. Ubíquese en la celda E1 (en este ejemplo, es la celda a partir de la cual va a quedar el rango de datos). En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú que aparece, haga clic “Pegar (Ctrl+V)”. Si el rango destino contiene datos, es posible que se muestre el mensaje de advertencia indicado en la Figura 33, en que le indica que se pueden perder datos. Si presiona el botón “Sí”, el rango se pega en el lugar indicado. En la Figura 34 puede observar el resultado obtenido, en el rango destino también se pega el formato de las celdas.

 

3.8. Copiar y Pegar un Rango de Celdas que Contiene Fórmulas

Hasta ahora, en los ejemplos mostrados para cortar/pegar y copiar/pegar, las celdas contenían constantes. Voy a explicar el comportamiento que se tiene cuando el rango de celdas pegado contiene fórmulas. Observe la Figura 35, al lado izquierdo se muestra seleccionado el rango A1:C4. Al lado derecho se muestra el resultado de copiar y pegar el rango indicado. En este caso, las fórmulas encontradas en C1:C4 contiene referencias relativas y en el rango G2:G5 se ajustan las fórmulas para mantener la relatividad.  

Para ver las fórmulas que contiene la hoja, en lugar de ver los valores, haga clic en la opción “Herramientas”, sobre la barra de menús. En el menú que se despliega, seleccione “Opciones…”, se muestra el cuadro de diálogo “Opciones”. Al lado izquierdo, aparece “OpenOffice.org Calc”, si hace clic en “Ver”, se muestran muchas opciones, marque la casilla “Fórmulas”, para que se muestren las fórmulas en lugar de los valores calculados. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra este cuadro de diálogo.

Observe la Figura 36, se presenta un ejemplo para copiar y pegar un rango que tiene referencias absolutas. Al lado izquierdo se encuentra el rango a copiar. Al lado derecho se indica el rango pegado. Como  las fórmulas contienen referencias absolutas, al pegarlas, se siguen refiriendo a las mismas celdas todo el tiempo. Es importante tener en mente este comportamiento para evitar cálculos impredecibles de las fórmulas.

 

3.9. Rellenar un Rango de Celdas

Rellenar se refiere a cómo se completa una serie de datos cuando se arrastra el controlador de relleno.  Dependiendo de los valores iniciales presentes en el rango, OpenOffice Calc determina como deben completarse los valores. También puede seleccionar un rango y personalizar el modo en que se va a rellenar el rango dado.  Primero voy a explicar cómo se rellenan los datos automáticamente a partir de los valores iniciales. Puede utilizar el controlador de relleno, que es un pequeño rectángulo presente en el extremo inferior derecho de un rango seleccionado, tal como puede apreciar en la Figura 37. Puede arrastrar el controlador de relleno para rellenar un rango verticalmente u horizontalmente pero no en los dos sentidos simultáneamente. El modo en que se rellena el rango depende del tipo de datos iniciales. Observe la Figura 37, seleccione el rango B2:D3, el cual contiene valores numéricos. Arrastre el controlador de relleno, a medida que va arrastrando el controlador, se muestra un rectángulo que indica hasta dónde quedarían los datos, tal como puede observar al lado derecho de la Figura 37. En la Figura 38 puede observar el resultado obtenido al rellenar el rango del ejemplo.

En la columna B el contenido de cada celda se incrementa en dos unidades con respecto al contenido de la celda anterior. En la columna C, el contenido de cada celda se incrementa en una unidad con respecto al contenido de la celda anterior. Finalmente, en la columna D, el contenido de cada celda decrece en una unidad con respecto al contenido de la celda anterior.

Observe la Figura 39 se presenta otro ejemplo que indica cómo se rellena hacia la derecha un rango de celdas. Al lado izquierdo de la figura muestra los datos del rango seleccionado A1:B4. Al lado derecho puede observar el resultado obtenido. En la fila 1 se rellenan las celdas con fechas que se incrementan en dos días. La fila 2 se rellena con las constantes presentes en las celdas A2 y B2. En la fila 3 se rellenan las celdas, incrementándose la parte numérica de la celda. Finalmente, en la fila 4 se rellenan las celdas con datos que son horas. En cada celda, el dato se incrementa en una hora y 1 minuto, con respecto a la celda anterior. En este último ejemplo puede notar que las celdas que han sido rellenadas toman el formato del rango inicial.

 

3.10. Rellenar un Rango con Fórmulas

Hasta este momento, se han rellenado rangos de celdas que contienen constantes de diferentes tipos. Ahora, se va a mostrar  un ejemplo que indica cómo se rellena el rango cuando las celdas contienen fórmulas. Observe la Figura 40, Al lado izquierdo se muestran los datos para el rango a rellenar. El rango C1:D1 contiene fórmulas. Al lado derecho puede apreciar el resultado obtenido después de rellenar el rango. Como la celda C1 contiene una fórmula con referencias relativas, cuando se rellenan celdas en esta columna, las fórmulas se ajustan. En este ejemplo, en la celda C1 se calcula la suma del contenido de las dos celdas de la izquierda, en las celdas rellenadas se lleva a cabo el mismo cálculo. La celda D1 contiene una fórmula con referencias absolutas. Cuando se rellenan celdas en esta columna, las fórmulas siempre se van a referir a las mismas celdas A1 y B1, no se ajustan las referencias.

 

3.11. Relleno Personalizado de Rangos

Anteriormente se explicó cómo puede rellenar un rango de celdas de manera automática. Dependiendo del contenido de las celdas, OpenOffice.org Calc determina automáticamente cómo debe rellenar el rango. Con el procedimiento que se explica enseguida, el usuario está en condiciones de establecer cómo desea rellenar el rango de celdas. Primero que todo, seleccione el rango, por ejemplo, B2:D7. Posteriormente, en la barra de menús, seleccione “Editar”. En el menú correspondiente, seleccione “Rellenar” y “Series…”, se muestra el cuadro de diálogo “Rellenar series”, observe la Figura 41. Enseguida explico las diferentes opciones que se pueden establecer.

En la sección “Dirección” debe seleccionar una entre cuatro opciones disponibles para establecer el sentido en que se rellena el rango. En la tabla siguiente se describen las opciones posibles.

 

Opción

Descripción

Abajo

La serie comienza en la parte superior del rango y se rellena hacia abajo

Derecha

Los valores iniciales se encuentran a la izquierda y se rellena la serie hacia la derecha.

Arriba

Los valores iniciales del rango se encuentran en la parte inferior y el rango se rellena hacia arriba.

Izquierda

Los valores iniciales se encuentran al extremo derecha del rango, la serie se rellena hacia  la izquierda.

 

En la sección denominada “Tipo” se encuentran cuatro opciones entre las cuales debe seleccionar una, le permite escoger la serie que va a utilizar para rellenar el rango. En la tabla siguiente se describen las distintas opciones.

 

Opción

Descripción

Aritmético

Se va a utilizar una serie lineal con incrementos constantes.

Geométrico

Los valores de la serie se van a incrementar en forma exponencial.

Fecha

La serie se va a rellenar con fechas. Si selecciona esta opción, se habilitan las opciones “Unidad de tiempo”, explicadas más abajo.

Relleno automático

Relleno automático del rango. El usuario no tiene la posibilidad de establecer opciones.

Al seleccionar la opción “Fecha”, se habilita la sección “Unidad de tiempo”, que permite establecer qué tipo de serie va a ser utilizada para rellenar el rango. En la tabla siguiente de describen las diferentes opciones para las series que son fechas.

Opción

Descripción

Día

Se rellena el rango con fechas, que se incrementan en la cantidad indicada de días.

Día de la semana

Se rellena el rango con fechas de lunes a viernes, según el incremento indicado. No se rellena con sábados ni domingos.

Mes

Se rellena el rango con fechas que tienen un incremento correspondiente a la cantidad indicada de meses.

Año

El rango se rellena con fechas, cada fecha varía la cantidad especificada de años.

En la parte final del cuadro de diálogo “Rellenar series” hay tres cuadros de texto que se utilizan para lo siguiente: En el cuadro de texto “Valor inicial”, puede incluir un dato que indica el valor a partir del cual comienza la serie, el tipo de dato depende de la serie utilizada para rellenar el rango de celdas. En el cuadro de texto “Valor final”, puede indicar el máximo valor con que va a rellenarse la serie. Si se alcanza el máximo valor antes de rellenar todas las celdas, deja las demás celdas vacías. En el cuadro de texto “Incremento” puede indicar el valor en que se va a variar la serie. El tipo de dato incluido depende específicamente de la serie a rellenar, puede ser un valor numérico, una fecha, etc. Después de establecer todas propiedades para rellenar el rango, presione el botón “Aceptar” para que se rellene el rango de celdas con la serie establecida.

 

Volviendo al ejemplo de la Figura 41, se encuentra seleccionado el rango B2:D7. En el cuadro de diálogo denominado “Rellenar series”, seleccione la opción “Abajo”. Seleccione “Geométrico”, para indicar que se va a utilizar una serie geométrica para rellenar el rango. En el cuadro de texto denominado “Valor final” escriba 100. En el cuadro de texto “Incremento” ingrese 2. Presione el botón “Aceptar”. En la Figura 42 puede observar el resultado obtenido para el ejemplo dado. La celda C7 queda vacía porque se alcanzó el límite para la serie que es 100.

 

Observe el ejemplo presentado en la Figura 43. Al lado izquierdo puede ver que está seleccionado el rango B1:D6. En la barra de menús, seleccione “Editar”. En el menú que se muestra, seleccione “Rellenar” y “Series”. Se muestra el cuadro de diálogo “Rellenar series”. Seleccione las opciones “Abajo”, “Fecha” y “Mes”. En el cuadro de texto escriba 2. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y se rellena el rango con las opciones escogidas. Al lado derecho de la Figura 43 puede observar el resultado obtenido. En cada celda se incluye una fecha incrementada en dos meses con respecto a la fecha contenida en la celda superior.

 

 

3.12. Rellenar Hojas

Esta opción únicamente está disponible y habilitada cuando se encuentran seleccionadas como mínimo dos hojas. Sirve para copiar el contenido de una hoja en otras, también permite copiar el contenido de un rango de celdas de una hoja a otras hojas. Se va a explicar la utilización de esta opción utilizando dos hojas. Para más de dos hojas, se comporta de manera similar. Observe la Figura 44, se muestra el contenido de “Hoja1” y “Hoja2”, utilizadas para el ejemplo. Seleccione las dos hojas, haciendo clic en la etiqueta de la primera hoja (“Hoja1”), presione y mantenga presionada la tecla “Ctrl”, haga clic en la etiqueta de la segunda hoja (“Hoja2”). Ahora, seleccione el rango A1:E5. En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú que se muestra, seleccione “Rellenar” y “Hojas…”. Se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 45, el cual le permite establecer cómo desea rellenar el rango de celdas. El cuadro de diálogo “Rellenar hojas” es similar al cuadro de diálogo “Pegado especial”, sus opciones son explicadas en detalle en un capítulo aparte denominado “Pegado especial”, por lo que no vamos a entrar en detalles. En este cuadro de diálogo puede indicar el tipo de datos con que desea rellenar el rango. Puede establecer una operación a realizar con los datos. Para el ejemplo presente, marque la casilla “Pegar todo”. En “Operaciones”, seleccione “Sustraer” y presione el botón “Aceptar”. En la figura Figura 46 se muestra el resultado obtenido, ha cambiado el contenido de la “Hoja2”, la “Hoja1” queda sin modificar. En este caso, los cálculos se realizan del siguiente modo:

Contenido de A1 (en Hoja2) = Contenido de A1 (en Hoja2) – Contenido de A1 (en Hoja1)

Contenido de B1 (en Hoja2) = Contenido de B1 (en Hoja2) – Contenido de B1 (en Hoja1)

Este procedimiento lo sigue para todas las celdas del rango seleccionado. Hubiera podido seleccionar toda la hoja para rellenar toda la hoja destino. Puede establecer el filtro que quiera, por ejemplo, únicamente rellenar el rango con números, con texto, etc.

 

 

3.13. Nombres de Rangos

Un nombre permite identificar un rango de celdas. En lugar de escribir la referencia, puede reemplazarlo por un nombre. Una ventaja de utilizar nombres como argumentos de función consiste en que el nombre es más representativo que la referencia, es más fácil comprender los cálculos que está haciendo la función. Otra ventaja de los nombres radica en que permite desplazarse rápidamente a una celda o a un rango de celdas determinados. Además, es más fácil comprender una fórmula que contiene nombres, en lugar de referencias a rangos de celdas.

Asignar Nombre a un Rango

Enseguida describo el procedimiento que debe seguirse para asignarle nombre a una celda o a un rango de celdas: seleccione el rango de celdas. Por ejemplo, seleccione la celda B7. En la barra de menús, haga clic en “Insertar”. En el menú que se muestra, seleccione “Nombres” y “Definir... (Ctrl+F3)”, se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 47. En el cuadro de texto denominado “Nombre” debe escribir el nombre que va a dar al rango, debe comenzar por un carácter alfabético y estar compuesto por un conjunto de caracteres alfabéticos y numéricos. El nombre no debe comenzar ni terminar por un espacio en blanco. Puede utilizar carácter de subrayado (_). Hay que tener precaución de que un nombre no corresponda a la referencia de una celda. En el ejemplo presente, escriba “Total”. Los siguientes son nombres de rango válidos:

Datos

Totales

Resultado_1

En el cuadro de texto denominado “Asignado a”, debe indicar la referencia del rango de celdas para el nombre. En este cuadro de texto aparece la referencia al rango que seleccionó, sin embargo, si desea, puede modificarla. Finalmente, presione el botón “Aceptar”. El nombre queda disponible para cuando desee utilizarlo.

 

 

Desplazarse a un Lugar del Libro Utilizando Nombres

El primer uso que puede dársele a un nombre es desplazarse a la hoja y al rango a que se refiere dicho nombre. Haga clic en la flecha ubicada a la derecha del cuadro de nombre, se despliegan todos los nombres que han sido creados previamente en el libro, seleccione el que quiera, se ubica en la hoja y muestra seleccionado el rango de celdas correspondiente. Por ejemplo, observe la Figura 48. Al lado izquierdo se listan los nombres actualmente disponibles. Al lado derecho puede ver que se ubicó en la celda B7, dentro de la “Hoja4”. En el cuadro de nombres se muestra el nombre que ha sido seleccionado.

 

Utilizar Nombres como Argumentos de una Función

También se pueden incluir nombres de rangos como argumentos de una función. Con el ejemplo que sigue, voy a explicar cómo emplear un nombre como argumento.  Ubíquese en la celda B8, escriba la función “=PROMEDIO(”, después de abrir el paréntesis, haga clic en “Insertar”, dentro de la barra de menús. En el menú que se muestra, seleccione “Nombres” e “Insertar...”, se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 49. Aparece la lista de nombres disponibles, escoja el que quiera, en este caso, escoja “Valores” y presione el botón “Aceptar”, queda incluido el nombre como argumento de la función. Cierre el paréntesis y presione la tecla “Intro”, ha quedado incluida la función, tal como puede observar en la Figura 50.

 

 

Eliminar un Nombre de Rango    

Ubíquese en cualquier celda de la hoja. En la barra de menús, haga clic en “Insertar”. En el menú que se despliega, seleccione “Nombres” y “Definir...”. Se muestra el cuadro de diálogo “Definir nombres” (Figura 47). Aparecen los nombres que han sido creados con anterioridad, haga clic sobre el nombre que quiera y presione el botón “Eliminar”, se muestra el cuadro de diálogo que puede observar en la Figura 51 para confirmar que en realidad desea eliminar el nombre, si presiona el botón “Sí”, se elimina el nombre y se muestra el cuadro de diálogo “Definir nombres”. Presione el botón “Aceptar” para cerrar el cuadro de diálogo. Debe tener precaución cuando elimina un nombre, si hay fórmulas que utilizan un nombre que ha sido eliminado, generan el mensaje de error #NAME?.

 

Modifica un Nombre de Rango

Ubíquese en cualquier celda. Sobre la barra de menús, haga clic en “Insertar”. En el menú que se despliega, seleccione “Nombres” y “Definir... (Ctrl+F3)”. Se muestra el cuadro de diálogo “Definir nombres” (Figura 47). Aparece la lista de nombres creados, haga clic en el que quiere modificar. En el cuadro de texto denominado “Asignado a” se muestra la referencia del rango. Haga los cambios en la referencia y presione el botón “Modificar”, para que el cambio tenga efecto. Cuando ya no desee hacer más cambios, presione el botón “Aceptar”, para que se cierre el cuadro de diálogo.

 Crear un Nombre de Rango

Con esta opción, puede seleccionar un rango de celdas, puede utilizar la fila superior o la fila inferior del rango como nombres del rango. Del mismo modo, puede utilizar la columna más a la derecha o la columna más a la izquierda como nombres del rango. La Figura 52 presenta los datos que van a ser utilizados para el ejemplo. Seleccione el rango A1:C6. En la barra de menús, haga clic en “Insertar”. En el menú que se despliega, seleccione “Nombres” y “Crear…”, se muestra el cuadro de diálogo que puede observar al lado derecho de la Figura 52. Marque uno o varias casillas de verificación. En el ejemplo presente, deje marcada únicamente la casilla “Fila superior”, de tal modo que los valores de la primera fila del rango van a ser utilizados como nombres. Presione el botón “Aceptar”. En la Figura 53 puede apreciar el resultado obtenido. En el “Cuadro de nombre” puede apreciar los nombres que se crearon. Al lado derecho de la Figura 53 puede apreciar el rango que se selecciona cuando escoge el nombre “Cantidad”. Puede escoger los otros dos nombres para ver el comportamiento obtenido.

 

3.14. Combinar Celdas

Cuando combina dos o más celdas, se comportan como una única celda. Seleccione el rango de las celdas que desea combinar, por ejemplo, el rango A1:B2. En la barra de menús, haga clic en “Formato”. En el menú que se despliega, seleccione “Combinar celdas”. Las celdas se muestran como una sola para que ingrese datos o establezca formato. Cuando las celdas se encuentran combinadas, puede establecer formato como si se tratara de una celda individual, puede definir un borde, color de fondo, etc. Por ejemplo, mire la Figura 54, al lado izquierdo se muestra seleccionado el rango A1:B2, al lado derecho, las celdas combinadas para este rango. Como puede notar, se ha establecido borde para las celdas combinadas, color de fondo gris, el contenido centrado tanto horizontal como verticalmente. El usuario a medida que adquiera experiencia descubrirá la importancia que tiene poder combinar celdas. Un rango de celdas combinadas se identifica por la referencia de la celda superior izquierda. Por ejemplo, si están combinadas las celdas A1:B2, en el cuadro de nombre se muestra la referencia A1.

 

 

3.15. Dividir las Celdas Combinadas

Si hay una combinación de celdas y desea dividirlas, ubíquese en las celdas combinadas, en este caso, en A1. En  la barra de menús, haga clic en “Formato”, en el menú que se despliega, seleccione “Combinar celdas”, ahora las celdas están nuevamente divididas.

3.16. Trabajo con Rangos 3D

Hasta este momento se explicó cómo copiar o cortar un rango de celda y pegarlo en otro lugar, dentro de la misma hoja. También puede cortar o copiar un rango en una hoja (por ejemplo, en la “Hoja1”) y pegarlo en otra hoja (por ejemplo en la “Hoja2”). Observe la Figura 55, al lado izquierdo se encuentra seleccionado al rango A1:D4, dentro de la “Hoja1”. Presione las teclas “Ctrl”+“C” (para copiar el rango). Haga clic en la etiqueta de la “Hoja2” para activarla. Ubíquese en la celda B3, que es el lugar a partir del cual va a pegar el rango. Presione las teclas “Ctrl+V” (para pegar el rango). Al lado derecho de la Figura 55, puede observar el resultado obtenido, después de pegar el rango en la “Hoja2”.

 

3.17. Seleccionar Varias Hojas

Por lo general, en un libro hay una hoja seleccionada, es la que está visible. Puede seleccionar más de una hoja, con el procedimiento descrito enseguida: En la barra de menús, haga clic en “Editar”. Elija la opción “Hoja” y “Seleccionar…”. Se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 56. Aparecen todas las hojas del libro, en este ejemplo, el libro tiene cinco hojas. Para seleccionar una hoja, haga clic sobre su nombre. Para seleccionar varias hojas contiguas, haga clic en el nombre de hoja inicial. Presione y mantenga presionada la tecla “Mayús”, haga clic en el nombre de hoja final. Libere la tecla “Mayús”. Para seleccionar varias hojas no contiguas, haga clic en una de los nombre de hoja. Presione y mantenga presionada la tecla “Ctrl”. Haga clic en las hojas que quiera. Libere la tecla “Ctrl”. Cualquiera que sea la elección que haya hecho, presione el botón “Aceptar”. Quedan seleccionadas las hojas que indicó. En la Figura 56, puede observar que está seleccionada la “Hoja5”.

 

 

3.18. Quitar Selección de una o Varias Hojas

En la barra de menús, seleccione “Editar”. En el menú que aparece, escoja la opción “Hoja” y “Seleccionar…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Seleccionar hojas”, observe la Figura 57. En este ejemplo, están seleccionadas todas las hojas del libro: “Hoja1”, “Hoja2”, “Hoja3”, “Hoja4 y “Hoja5”. Si hace clic sobre el nombre de una hoja, queda seleccionada únicamente esta hoja. Para deseleccionar únicamente algunas hojas, presione y mantenga presionada la tecla “Ctrl”. Haga clic en el nombre de las hojas que desea deseleccionar, por ejemplo, en “Hoja2” y “Hoja4”. Libere la tecla “Ctrl” y presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y quedan seleccionadas únicamente las hojas: “Hoja1”, “Hoja3” y “Hoja5”.

 

 

3.18. ¿Para qué Seleccionar Varias hojas?

Si en un libro tiene varias hojas seleccionadas, los cambios realizados en una hoja, tienen efecto en todas las hojas seleccionadas. Suponga que están seleccionadas las hojas “Hoja1”, “Hoja2” y “Hoja3”. Si ingresa un dato en la celda A1, se almacena en la celda A1 de las tres hojas. Si selecciona el rango B1:C3 y cambia el color de fondo, en las tres hojas el rango B1:C3 va a tomar el nuevo color. Esta forma actualizar las hojas es importante cuando las hojas tienen la misma estructura y debe hacer cambios sobre ellas. Se ahorra mucho tiempo y esfuerzo trabajando de la forma indicada.

Para hacer más clara la explicación, observe el ejemplo presentado en la Figura 58. Se trata de información de ventas de una empresa. Esta empresa tiene tres almacenes, identificados como “Almacén 1”, “Almacén 2” y “Almacén 3”. En cada hoja se presenta el total de ventas por trimestre. En la celda B4 se muestran las ventas para el trimestre 1. En la celda B5 se muestran las ventas para el trimestre 2. En la celda B6 aparecen las ventas para el trimestre 3. Finalmente, en la celda B7 se muestran las ventas para el trimestre 4. Puede ver el total de ventas para el almacén correspondiente en la celda B8. Suponga que quiere que el fondo de la celda B8 se muestre en color gris, con el fin de resaltar el resultado.

Seleccione las tres hojas siguiendo el procedimiento que ya se explicó: En la barra de menús, haga clic en “Editar”. En el menú correspondiente, elija la opción “Hoja” y “Seleccionar”. Se muestra el cuadro de diálogo “Seleccionar Hojas”. Aparecen los nombres de todas las hojas. Haga clic en el nombre de hoja inicial (Almacén 1). Presione y mantenga presionada la tecla “Mayús”. Haga clic en el nombre de  la última hoja (Almacén 3). Libere la tecla “Mayús”. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y quedan seleccionadas las tres hojas del libro. Ubíquese en la celda B8 y establezca el color de fondo gris. Ahora, puede deseleccionar las hojas. En la Figura 59 puede observar el resultado obtenido. En la celda B8 de la hoja “Almacén 1” y en la celda B8 de la hoja “Almacén 2”, el fondo de la celda se muestra en gris. Del mismo modo, puede modificar otras partes de la hoja.

 

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