MANUAL DE OpenOffice.org Calc

Contenido del Capítulo 5

5. Formato Condicional
5.1. Formato Condicional Comparando Valores Numéricos
5.2. Formato Condicional Comparando Fechas
5.3. Formato Condicional Empleando una Fórmula
 

5. Formato Condicional

Cuando define formato condicional en una celda, la celda cambia automáticamente las propiedades de formato de acuerdo con su contenido. Por ejemplo, puede establecer que las celdas que contengan un número negativo, tengan color de fondo rojo. Automáticamente se incluye el fondo rojo en todas las celdas que cumplen con esta condición, cada vez que cambie el contenido de la celda, OpenOffice.org Calc evalúa la regla de formato condicional y si contiene un valor negativo, la muestra con fondo rojo. Enseguida explico con varios ejemplos cómo se define el formato condicional y la gran utilidad que presta para resaltar valores.

 5.1. Formato Condicional Comparando Valores Numéricos

Las siguientes son las condiciones que deben cumplirse para definir el formato condicional para el ejemplo:

Veamos cómo establecer este formato. Seleccione la celda o el rango de celdas a las cuales va a definir el formato condicional, en este caso, el rango A1:C3. Cuando va a establecer formato condicional, no importa si las celdas están vacías o si ya contienen datos. Posteriormente, en la barra de menús, haga clic en “Formato”. En el menú que se despliega, seleccione “Formato condicional…”, se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 74. Puede establecer entre una y tres reglas de formato condicional. Primero se establece la “Condición 1”. En la lista desplegable más a la izquierda, puede escoger una de dos opciones, “El valor de celda es” o “La fórmula es”, escoja la primera opción porque el formato condicional depende del contenido de la celda. En la lista desplegable ubicada más a la derecha escoja el operador que quiera, para este ejemplo, “menor que”. En el cuadro de texto más a la derecha escriba 0 (Recuerde que se está estableciendo el formato cuando los valores son negativos). En la lista desplegable denominada “Estilo de celda” puede escoger uno de los estilos actualmente disponibles. Si ninguno de estos estilos tiene el formato que desea darle a la celda, puede presionar el botón “Nuevo estilo…”, en nuestro ejemplo, presione dicho botón, se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 75. Este cuadro de diálogo tiene siete pestañas para establecer el formato, no se explica en detalle porque ya se explicó cómo establecer formato a las celdas, las opciones son similares al cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Haga clic en la pestaña “Fondo” y escoja el color rojo. Haga clic en la pestaña “Efectos de fuente”. En la lista desplegable “Subrayado” escoja Simple. Presione el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo y muestra nuevamente el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”. Ha quedado establecida la primera condición.

 

 

Para establecer la segunda condición, marque la casilla “Condición 2”, se habilitan cuadros y botones para esta condición. En la lista desplegable más a la izquierda escoja “El valor de la celda es”. En la lista desplegable más a la derecha escoja el operador, en este caso, “Igual”. En el cuadro de texto más a la derecha escriba 0 (Formato cuando el contenido de la celda es 0). Haga clic en el botón “Nuevo estilo”, se muestra el cuadro de diálogo “Estilo de celda” (Figura 75). De acuerdo con el ejemplo, haga clic en la pestaña “Fondo” y escoja el color amarillo. Haga clic en la pestaña “Fuente”, escoja como tamaño de fuente 12. En “Tipo de letra” escoja “Negrita”. Presione el botón “Aceptar”. Ha quedado establecida la segunda condición. Se muestra nuevamente el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”.

 Falta establecer la tercera y última condición para este ejemplo. Marque la casilla “Condición 3” se habilitan los cuadros y los controles para la condición 3. En la lista desplegable ubicada más a la izquierda, seleccione “El valor de la celda es”. En la lista desplegable que se encuentra más a la derecha seleccione el operador, en este caso, “mayor que”. En el cuadro de texto ubicado más a la derecha escriba 0. Ha quedado establecida la condición (formato para valores positivos). Ahora presione el botón “Nuevo Estilo…” para establecer el formato para esta condición. Se muestra el cuadro de diálogo “Estilo de celda” (Figura 75). Haga clic en la pestaña “Fondo” y escoja como color de fondo verde. Haga clic en la pestaña “Borde”, escoja verde, como color de borde. Incluya borde a todos los lados de la celda. Haga clic en la pestaña “Fuente”. En “Tipo de letra” escoja “Cursiva”. Haga clic en la pestaña “Efecto de fuente” En la lista desplegable “Subrayado” escoja “Doble”. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y se muestra nuevamente el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”. Observe la Figura 76, muestra el aspecto que toma el cuadro de diálogo “Formateado condicionado” después de establecer las condiciones para el ejemplo. Finalmente, se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional. En la Figura 77 puede apreciar la apariencia que toman las celdas según su contenido. Observe que la celda A2 no contiene un valor numérico, por tanto, no aplica el formato condicional para este caso.

 

 

5.2. Formato Condicional Comparando Fechas

En la Figura 78 se muestran los datos para el segundo ejemplo. La hoja contiene una pequeña lista en que la columna A contiene el nombre y la columna B contiene la fecha de vencimiento en que debe cobrarse una factura. En un ejemplo real, la hoja va a tener muchos más datos. Si la celda B2 contiene la fecha de hoy, las celdas A2 y B2 deben mostrarse con color de fondo amarillo e incluir borde de celda negro. Ese procedimiento se generaliza para todos los registros de la lista. Sitúese en la celda B2. En la barra de menús, haga clic en “Formato”. En  el menú que se despliega, seleccione “Formato condicional…”, se muestra el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”, únicamente se va a establecer una condición, observe la Figura 79.  

En la lista desplegable ubicada más a la izquierda seleccione la opción “La fórmula es” en el cuadro de texto encontrado a la derecha escriba la fórmula que debe cumplirse para que se aplique el formato condicional. En el cuadro de texto ubicado más a la derecha escriba la fórmula, en este caso, la fórmula es la siguiente:

=$B2=HOY()

Presione el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional para la celda B2. Ahora, debe copiar el formato condicional en las demás celdas de la columna B. Ubíquese en la celda B2, presione las teclas “Ctrl”+“C” (comando copiar). Seleccione el rango B3:B11. En la barra de menús, haga clic en “Editar”, seleccione la opción “Pegado especial…”, se muestra el cuadro de diálogo “Pegado especial”, deje marcada únicamente la casilla “Formatos”, presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional en el rango indicado. Ubíquese nuevamente en la celda B2, presione las teclas “Ctrl”+“C”. Seleccione el rango A2:A11, En la barra de menús, haga clic en “Editar”, seleccione la opción “Pegado especial…”, se muestra el cuadro de diálogo “Pegado especial”. Deje marcada únicamente la casilla “Formatos”, presione el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional en el rango seleccionado.

 

En la Figura 80 puede observar el resultado obtenido. Los registros que corresponden a la fecha actual (en mi caso, es 10 de enero de 2011 al momento de probar este ejemplo), se muestran con color de fondo amarillo y con borde negro.

 

5.3. Formato Condicional Empleando una Fórmula

En este ejemplo se tiene una lista de calificaciones para un grupo de estudiantes de matemáticas. Observe la Figura 81,  al lado izquierdo se muestran los valores para la lista y a la derecha las fórmulas empleadas para llevar a cabo los cálculos de las notas totales. Utilice formato condicional para resaltar los registros de aquellos estudiantes en que la nota definitiva es inferior al promedio. Si un estudiante tiene la nota final inferior al promedio, la fuente debe ser de tamaño 12, el color de la fuente rojo y el contenido mostrado en negrita.

Ubíquese en la celda E2 para establecer el formato condicional para el primer registro. En la barra de menús, haga clic en “Formato”. En el menú que se muestra, seleccione “Formato condicional…”. Se muestra el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”, observe la Figura 82. En este ejemplo hay que establecer una única regla de formato condicional (“Condición 1”). En la lista desplegable ubicada más a la izquierda, seleccione “La fórmula es”. En el cuadro de texto ubicado a la derecha, escriba la fórmula:

$E2<PROMEDIO($E$2:$E$9)   

Presione el botón “Nuevo Estilo…”, se muestra el cuadro de diálogo “Estilo de celda” (Figura 75). Haga clic en la pestaña “Fuente”, en la lista “Tamaño” seleccione 12 como tamaño de fuente. En “Tipo de letra” escoja “Negrita”. Haga clic en la pestaña “Efecto de fuente”, en la lista desplegable “Color de la fuente”, seleccione el color rojo. En la lista desplegable “Subrayado” escoja “Simple”. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y se muestra nuevamente el cuadro de diálogo “Formateado condicionado”. Presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional. Ahora va a copiarse el formato en las demás celdas de la misma columna. La celda activa es E2, presione las teclas “Ctrl”+“C” (Copiar). Seleccione el rango E3:E9. En la barra de menús, haga clic en “Editar”, seleccione la opción “Pegado especial…”, se muestra el cuadro de diálogo “Pegado especial”, deje marcada únicamente la casilla “Formatos”, presione el botón “Aceptar”, se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional en el rango indicado. Ahora vamos a establecer el formato condicional en las demás celdas de la lista. Ubíquese en la celda E2. Presione las teclas “Ctrl”+“C” (Copiar). Seleccione el rango A2:D9. En la barra de menús, haga clic en “Editar”. Seleccione la opción “Pegado especial…”, se muestra el cuadro de diálogo “Pegado especial”, deje marcada únicamente la casilla “Formatos”, presione el botón “Aceptar”. Se cierra el cuadro de diálogo y queda establecido el formato condicional para toda la lista, observe el resultado obtenido en la Figura 83.  

 

 

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