El usuario de Excel está en condiciones de personalizar el entorno de trabajo para que se adapte a sus necesidades y a sus preferencias. A continuación se explican las posibilidades brindadas. Se puede establecer configuración para una hoja o para todo el libro, dependiendo de la opción que se esté estableciendo.
Para variar la configuración de Excel, seleccione "Herramientas" en la barra de menús, seleccione "Opciones…", se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 1. En la parte superior del cuadro de diálogo están las pestañas que permiten establecer opciones, se explicarán enseguida.
Se destacan las siguientes opciones: si la caja de verificación "Estilo de referencia L1C1" está marcada, se establece este tipo de referencia, en que tanto las filas como las columnas se identifican por valores numéricos, por ejemplo, L14C6 se refiere a la fila 14 y columna 6. Si esta caja de verificación no está marcada, el tipo de referencia es A1, en que las filas se identifican por un valor numérico y las columnas por una letra, en este caso, columna A y fila 1. Si la caja de verificación denominada "Omitir otras aplicaciones" está marcada, no permite el intercambio de datos con otras aplicaciones.
Si la caja de verificación denominada "Solicitar información de propiedades", está marcada, Excel le pide que complete la información de resumen cada vez que guarda un nuevo libro, por ejemplo, le pide que incluya Título, Asunto, Autor, etc. Cuando la caja de verificación denominada "Informar mediante sonidos", está marcada, reproduce los sonidos relacionados con sucesos de Office, tales como abrir, guardar y mensajes de error. El botón denominado "Opciones Web…" sirve para establecer cómo se verán los datos en el explorador de internet. Cuando la caja de verificación denominada "Hacer Zoom al usar la rueda de IntelliMouse" está seleccionada, usted puede variar el zoom utilizando el ratón, si es que el ratón posee la rueda IntelliMouse. Cuando esta caja de verificación está sin seleccionar, con la rueda IntelliMouse únicamente se desplaza hacia arriba o hacia debajo dentro de la hoja.
En la caja denominada "Número de hojas en nuevo libro:" se establece el número de hojas que se adicionan cuando se crea un nuevo libro, por ejemplo, si el valor es 3, se adicionan los libros Libro1, Libro2 y Libro3. Si la caja de verificación denominada "Archivos usados recientemente:" está marcada, en el menú "Archivo" aparece el nombre de los archivos recientes, puede establecer la cantidad que desee, por ejemplo, 6. En este cuadro de diálogo también puede establecer el tipo de fuente estándar y el tamaño de la misma.
|
En el cuadro denominado "Ubicación predeterminada del archivo:" se puede establecer la ruta y la carpeta en que van a quedar guardados los libros, si es que no se especifica otra carpeta. También cuando se va a abrir un libro, el cuadro de diálogo "Abrir", se ubica automáticamente en la carpeta establecida como predeterminada.
Observe la Figura 2. Si la caja de verificación denominada "Guardar información de autorecuperación cada:", está marcada, se guarda una copia del libro cada 10 minutos, en el caso presente, se puede variar este tiempo aumentándolo o disminuyéndolo. Esta copia de autorecuperación permite que si se apaga accidentalmente el computador, sea posible recuperar las últimas actualizaciones y de este modo no perder las últimas actualizaciones realizadas sobre el archivo. En la caja de texto denominada "Ubicación de guardado con autorecuperación:", se puede escribir la ruta en la cual se guarda el archivo para autorecuperación. Si la caja de verificación denominada "Deshabilitar autorecuperación" está marcada, no se guarda archivo de autorecuperación relacionado con el libro activo.
 |
Esta pestaña muestra las opciones indicadas en la Figura 3. En la sección denominada "Mostrar", se puede establecer si se hace visible el panel de tareas al abrir el libro, si está visible la barra de fórmulas, si está visible la barra de estado, puede establecer si habilita ventanas en la barra de tareas. La sección denominada "Comentarios" permite establecer cómo van a aparecer los comentarios en la hoja, puede ser que no aparezca el comentario, que aparezca el indicador del comentario o que aparezca el indicador y el comentario. La sección denominada "Objetos" permite establecer si se muestran los objetos, sólo la posición de los objetos o si están ocultos totalmente los objetos.
 |
La sección denominada "Opciones de ventana" permite establecer otras características, como se explica enseguida. Si la caja de verificación denominada "Saltos de página" está marcada, en la pantalla aparecen los saltos de página que tiene la hoja. Si la caja de verificación denominada "Fórmulas" está marcada, en las celdas que contienen fórmulas, aparecen las fórmulas que dan lugar a los valores, si no está marcada esta caja de verificación, las celdas que contienen fórmulas muestran el valor o resultado de esa fórmula.
Si la caja de verificación "Líneas de división" está marcada, aparece la cuadricula en la hoja, que indica la división entre filas y columnas. Si esta caja de verificación no está marcada, no se muestra la cuadrícula. Cuando la caja de verificación denominada "Encabezados de fila y columna" está marcada, se muestran los encabezados o títulos de filas y columnas. Si esta caja de verificación no está marcada, no se muestran los encabezados de fila ni de columna. Cuando la caja de verificación denominada "Símbolos del esquema" está marcada, se muestran los indicadores de esquema, cuando se haya creado uno. Si la caja de verificación denominada "Valores cero" está marcada, las celdas que contienen cero muestran este valor, si esta caja de verificación no está marcada, las celdas con valores cero se muestran vacías.
Cuando la caja de verificación denominada "Barra de desplazamiento horizontal"
está marcada, se muestra esta barra de desplazamiento en la parte inferior de la hoja.
Si la caja de verificación "Barra de desplazamiento vertical" está marcada,
aparece esta barra de desplazamiento al lado derecho de la hoja. Cuando la caja
de verificación denominada "Etiquetas de hoja" está marcada, en la parte
inferior del libro se muestran las etiquetas que identifican las hojas, si esta
caja de verificación no está marcada, no se muestran las etiquetas.
La lista desplegable denominada "Color de líneas de división:" permite
establecer el color que va a tener la cuadricula que indica la división entre
filas y columnas. Se pueden establecer diferentes colores para cada una de las
hojas que componen el libro. Las líneas de división se ven en pantalla pero no
aparecen al momento de imprimir el documento.
Se muestran las opciones que puede observar en la Figura 4. En la sección denominada "Tratamiento de números", si la caja de verificación denominada "Usar separadores del sistema" no está marcada, usted puede establecer los caracteres que desea utilizar para que sirvan como separadores de decimales y separadores de miles. Si esta caja de verificación está marcada, Excel toma automáticamente los separadores que están configurados en el computador.
Si la caja de verificación denominada "Permitir alternar entre A4 y carta" está marcada, puede haber una mezcla de los dos tamaños de página. La sección denominada "Orientación" se utiliza para establecer el sentido en que aparecen las columnas en la hoja. Puede establecer si la orientación predeterminada es de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Cuando se crea un nuevo libro, las hojas van a tener la orientación predefinida. Observe la Figura 5, esta hoja tiene orientación de derecha a izquierda, los encabezados de fila están al lado derecho y las columnas comienzan por la derecha. Si la caja de verificación denominada "Ver la hoja actual de derecha a izquierda" está marcada, la hoja activa va a tener esta orientación. Si esta caja de verificación no está marcada, la hoja se va a ver de izquierda a derecha. Esto quiere decir que un libro puede tener hojas con diferente orientación.
 |
 |
Observe las opciones mostradas en la Figura 6. Si la caja de verificación denominada "Modificar en celda" está marcada, permite editar el contenido de la celda, si no está marcada, los cambios debe hacerlos en la barra de fórmulas. Si la caja de verificación denominada "Permitir arrastrar y colocar" está marcada, permite mover un rango utilizando el ratón, también puede utilizar la opción de autorelleno con el control de relleno. Si esta caja de verificación no está marcada, no se puede cambiar rangos de celdas utilizando el ratón y no puede utilizar las opciones de autorelleno con el ratón.
 |
Cuando la caja de verificación denominada "Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas" está marcada, en el momento de arrastrar un rango de un lugar a otro y en el rango destino hay celdas no vacías, Excel genera un mensaje de alerta para confirmar que en realidad desea reemplazar el contenido de las celdas destino.
Si la caja de verificación denominada "Mover selección después de ENTRAR" está marcada, cuando se está ingresando un valor en una celda y después de presionar la tecla INTRO, se desplaza a la siguiente celda en el sentido indicado por la lista desplegable denominada "Dirección:", Si no está en modo de Inserción, permite desplazarse de una celda a otra en la dirección establecida. Por otro lado, si la caja de verificación "Mover selección después de ENTRAR" no está marcada, al presionar la tecla INTRO, no se desplaza en ninguna dirección.
Si está marcada la caja de verificación denominada "Número fijo de decimales", permite que al ingresar un valor numérico, tome la cantidad de dígitos especificados como si fueran decimales. Por ejemplo, en "Posiciones decimales" seleccionó 3, cuando se ingrese un número, tres dígitos van a corresponder a la parte decimal. Observe la Figura 7, se ingresaron los valores 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 3.2, Excel los almacenó como valores decimales.
Observe la Figura 6, Cuando la caja de verificación denominada "Cortar, copiar
y ordenar objetos junto con celdas" está marcada, cuando se hace una
selección de un rango de celdas y en ese rango hay objetos, se mueven o se
cortan o pegan junto con la selección del rango.
Si la caja de verificación denominada "Consultar al actualizar vínculos automáticos"
está marcada, si hay elementos vinculados, genera un mensaje que pide confirmar
si desea actualizar el vínculo. Cuando la caja de verificación denominada "Informar
mediante animaciones" está marcada, muestra el cambio presentados en la hoja al
eliminar celdas, filas o columnas.
Si la caja de verificación denominada "Habilitar autocompletar para valores de celda", está marcada, en una celda se completa el contenido dependiendo de los valores existentes en las celdas que anteriormente se ingresaron valores. Esta opción es muy importante para ahorrarse tiempo y evitar tener que digitar muchas veces lo mismo.
 |
Si la caja de verificación denominada "Habilitar la inserción automática de porcentajes", está marcada, multiplica por cien todos los valores introducidos en una celda con formato de porcentaje. La caja de verificación "Mostrar botones de opciones de pegado" permite establecer si al pegar un rango o al pegar un objeto, en la parte inferior aparecen las opciones de pegado. Cuando esta caja de verificación no está marcada, se pega el rango pero no se muestran las opciones de pegado.
Si la caja de verificación denominada "Mostrar botones de opciones de inserción" está marcada, cuando se inserta un rango de celdas, filas o columnas, se muestran las opciones de inserción para determinar el formato que van a tener las celdas insertadas.
Permite establecer el idioma que se utilizará para corregir ortografía, por ejemplo, seleccione idioma español. La lista desplegable denominada "Agregar palabras a:" permite establecer el archivo que se utiliza para guardar nuevas palabras utilizando el revisor de ortografía. Si la caja de verificación denominada "Sólo del diccionario principal", está marcada, al revisar ortografía toma las palabras del diccionario establecido y no toma en cuenta las palabras adicionadas por el usuario.
Cuando la caja de verificación denominada "Omitir palabras en MAYÚSCULAS", está marcada, pasa por alto las palabras escritas en mayúscula al hacer la revisión ortográfica. Si la caja de verificación denominada "Omitir palabras con números" está marcada, al revisar la ortografía, pasa por alto las palabras que contienen números, por ejemplo, el texto "Dirección2" no lo tomará como error de ortografía. Si la caja de verificación denominada "Omitir archivos y direcciones de internet", está marcada, pasa por alto los textos que sean direcciones de internet. El botón denominado "Opciones de autocorreción…" permite establecer otras características que se utilizarán al hacer la revisión ortográfica, tales como, Corrige si encuentra dos letras en mayúscula seguidas, convierte en mayúscula la primera letra de una oración, también permite establecer opciones de etiquetas inteligentes, y otras características más. La sección denominada "Específicas del idioma" permite establecer características para otros idiomas diferentes del español, por lo tanto, sus opciones no están habilitadas y no las puede modificar.
Observe las opciones de seguridad en la Figura 8, El cuadro denominado "Contraseña de apertura" permite establecer la contraseña que se utilizará cada vez que se desee abrir el archivo. El cuadro "Contraseña de escritura:" permite establecer la contraseña que permita hacer modificaciones sobre el libro. Si la caja de verificación "Recomendado sólo lectura" está marcada, la próxima vez que ingrese al archivo se abrirá en modo de sólo lectura. Si se abre un libro en modo de sólo lectura, se pueden hacer modificaciones sobre él pero no permite guardar el libro con el mismo nombre, debe darle otro nombre. Si no asigna contraseña de lectura ni de escritura, cuando se abra el libro, no pedirá contraseña.
Si la caja de verificación denominada "Quitar la información personal de este archivo al Guardar", está marcada, no muestra la información de Resumen en el cuadro de diálogo "Propiedades del archivo", este cuadro de diálogo se ve al seleccionar la opción "Archivo" en la barra de menús y al seleccionar "Propiedades". El botón "Seguridad de macros…" permite seleccionar uno entre tres niveles de seguridad: bajo, medio o alto. Esta seguridad se utiliza para establecer cuáles macros permite ejecutar, el nivel de seguridad "bajo" es el más riesgoso y por tanto no se recomienda establecerlo. El botón denominado "Firmas digitales…" permite agregar una firma digital o ver las firmas digitales que se han adicionado al documento.
 |
Observe la Figura 9, se presentan las siguientes opciones: En la lista desplegable denominada "Guardar archivos de Excel como:" permite escoger el tipo de archivo con el que se va a salvar el libro, por ejemplo si se guarda como libro de Excel, como una planilla, como archivo de texto, como un archivo de Excel con una versión previa o cualquiera de las opciones que tiene disponibles. En la caja denominada "Tecla para menús de Microsoft Excel:" se escribe el carácter que sirve para activar los menús en la barra de menús, por ejemplo, si el carácter es el slash (/), cuando se presiona esta tecla, se activan los menús en la barra de menús.
Las opciones que se encuentran más abajo se utilizan principalmente para compatibilidad con Lotus. Si la caja de verificación denominada "Teclas de desplazamiento para transición" está marcada, se activa un conjunto de teclas para realizar todas las tareas de Excel. Si la caja de verificación denominada "Evaluación de fórmulas para transición" está marcada, abre los archivos de Lotus 1-2-3 y está en condiciones de interpretar las fórmulas. Si la caja de verificación "Introducción de fórmulas para transición" está marcada, convierte fórmulas escritas con sintaxis de Lotus a fórmulas con sintaxis de Excel.
 |
Observe las opciones presentes en la Figura 10, presenta opciones para gráficos creados en Excel. Para que esté habilitada la sección denominada "Gráfico activo", antes de ingresar al cuadro de diálogo debe haber un gráfico seleccionado, sobre el cual va a establecer las opciones. Observe, en "Trazar celdas vacías como:" puede seleccionar una de tres opciones para determinar cómo debe elaborarse el gráfico en caso de encontrar celdas vacías, la primera opción es "No trazar", no incluye el punto en la serie en caso de encontrar una celda vacía, por tanto, se muestra como una discontinuidad en la serie. La segunda opción, "Trazar como ceros", si encuentra celdas vacías, traza el punto en el valor cero. La tercera opción, "Interpolar", en los lugares que encuentra celdas vacías, elabora la gráfica aproximando el punto dependiendo de los demás puntos de la serie.
Si la caja de verificación denominada "Trazar celdas visibles solamente", está marcada, la serie está formada únicamente por los datos disponibles en la hoja, si hay filas o columnas ocultas, los valores ocultos correspondientes a la serie no serán tenidos en cuenta.
Si la caja de verificación denominada "Mostrar nombres", está seleccionada, cuando pasa el puntero del ratón sobre el gráfico, va mostrando el nombre de cada una de las partes que lo componen. Si la caja de verificación "Mostrar valores" está marcada, al pasar el puntero del ratón sobre una serie, muestra el valor que toma en ese punto específico del gráfico. La caja de verificación denominada "Adaptar el tamaño del gráfico con la ventana" está habilitada, únicamente si el gráfico se incluyó en una hoja nueva. Si esta caja de verificación está marcada, el gráfico ocupa toda la hoja.
 |
Observe las opciones en la Figura 11. La sección denominada "Cálculo" se utiliza para determinar cómo se llevan a cabo los cálculos de las fórmulas incluidas en la hoja o en el libro. La opción "Automático" recalcula los valores de las fórmulas cada vez que se hace una modificación. La opción "Manual" calcula los valores de las fórmulas cada vez que el usuario ejecuta el comando de calcular. El botón "Calcular ahora (F9)", sirve para recalcular los valores de las fórmulas incluidas en todas las hojas abiertas, cada vez que se presiona este botón. El botón "Calcular hoja", recalcula y actualiza los valores generados por las fórmulas.
Si está seleccionada la opción "Automático excepto tablas" calcula
automáticamente las fórmulas incluidas en la hoja, sin embargo, no calcula las
tablas de datos. Si la caja de verificación denominada "Recalcular antes de guardar"
está marcada, hace los cálculos en las fórmulas antes de guardar el libro.
La caja de verificación denominada "Iteración", permite limitar el número
máximo de iteraciones en la resolución de referencias circulares y en la búsqueda
de objetivos, puede modificar el número máximo de iteraciones y el cambio máximo
permitido.
 |
Cuando la caja de verificación denominada "Actualizar referencias remotas" está marcada, actualiza las fórmulas que contienen referencias a otras aplicaciones. Si la caja de verificación denominada "Precisión de pantalla" está marcada, mantiene la precisión completa, de 15 dígitos para los valores almacenados en la celda. Si la caja de verificación denominada "Sistema de fechas 1904" está marcada, toma como fecha inicial de cálculo de fechas el 2 de enero de 1904. Si esta caja de verificación no está marcada, toma como fecha inicial de cálculo de fechas el primero de enero de 1900.
Al estar seleccionada la caja de verificación denominada "Guardar valores de vínculos externos" está marcada, guarda copia de los valores contenidos en un archivo externo que está vinculado con la hoja de Excel. Es importante desactivar esta opción cuando se encuentran almacenados gran cantidad de datos y se vuelve lento trabajar con Excel. Si la caja de verificación denominada "Aceptar rótulos en las fórmulas" está marcada, se pueden utilizar nombres de rótulos en las fórmulas si los rangos tienen rótulos de filas o columnas.
Permite establecer las opciones que se deben tener en cuenta al momento de
que Excel evalúa los errores presentados. Cuando la caja de verificación denominada
"Habilitar comprobación de errores en segundo plano", está marcada, Excel
comprueba y detecta errores cuando se encuentre inactivo. Si presiona el botón
denominado "Restablecer errores omitidos", marca los errores en la hoja de
cálculo y hace la búsqueda al llevar a cabo la comprobación de errores aun cuando
ya hayan sido detectados y omitidos.
La lista desplegable denominada "Color de indicador de error" se utiliza para
establecer el color que indica que se presenta un error en la celda en que ocurre,
aparece la paleta de colores para escoger uno.
 |
La sección denominada "Reglas" permite establecer varias opciones que debe tener en cuenta Excel cuando lleva a cabo la comprobación de errores, tal como se describe enseguida. Si la caja de verificación denominada "Evalúa valor de error", está marcada, Excel trata como error las celdas que tengan fórmulas y que estas fórmulas generen error. Si La caja de verificación denominada "Año con 2 dígitos en formato de texto", está marcada, Excel trata como error las celdas que contengan fórmulas que hagan referencia a celdas en formato de texto que contengan fechas representadas en año de dos dígitos. Si la caja de verificación denominada "Número almacenado como texto", está marcada, se genera mensaje de error si en una celda hay un valor numérico en formato de texto o si el valor numérico está precedido por un apóstrofe. Cuando la caja de verificación denominada "Fórmula incoherente en región", está marcada, Excel trata como error una fórmula que se encuentre en una región de la hoja de cálculo y que esa fórmula sea distinta de las demás fórmulas de dicha región. Por ejemplo, observe la Figura 13, en cada celda de la columna C se introdujo una fórmula que suma el contenido de las celdas A y B que tiene a la izquierda. En la celda C5, no suma sino multiplica las celdas de la izquierda, esta es la razón de que se marque error en esta celda, ya que es una fórmula diferente a las demás.
 |
Volviendo a la Figura 12, Cuando la caja de verificación denominada "Fórmula omite celdas en región", está marcada, Excel trata como error las celdas que contengan fórmulas y que omitan determinadas celdas en una región. Cuando la caja de verificación denominada "Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas", está marcada, cada una de las celdas en la hoja que contenga una fórmula y que esté desbloqueada, será tratada como error. Recuerde que para bloquear o desbloquear una celda se utiliza el cuadro de diálogo denominado "Formato de celdas". Si la caja de verificación denominada "Fórmulas que se refieran a celdas vacías", está marcada, Excel trata como error una celda que contenga una fórmula y esta fórmula haga referencia a una o varias celdas vacías.
Muestra las listas que hasta el momento se hayan creado, por ejemplo, días de la semana o meses del año (observe la Figura 14). El usuario de Excel puede crear sus propias listas personalizadas, digitando los valores en la sección denominada "Entradas de la lista:" y posteriormente, presionando el botón "Agregar"
 |
Permite establecer los colores estándares que van a formar la paleta de colores que se utilizará, por ejemplo, para establecer el color de fondo de una celda (Observe la Figura 15). Debe seleccionar el color a ser cambiado, posteriormente, presione el botón "Modificar color…", se muestra el cuadro de diálogo denominado "Colores", observe la Figura 16. La pestaña denominada "Estándar" contiene la colmena de colores, seleccione el color deseado. Cada vez que selecciona un color, los cambios se ven reflejados en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo. La pestaña denominada "Personalizado", en la Figura 16 permite construir su propio color. Después de hacer los cambios pertinentes, presione el botón "Aceptar". Observe la Figura 15, el botón denominado "Reestablecer", deja los colores originales en la paleta de colores. La lista desplegable denominada "Copiar colores desde", permite seleccionar un libro que se encuentre abierto para que tome los colores que contenga la paleta de colores de este libro.
 |
 |
Consultar otros artículos de Excel
Derechos reservados de autor. misapuntessistemas@gmail.com. Mayo de 2005.