Una lista es una información organizada y relacionada. La lista está compuesta por filas y columnas. La fila superior contiene el título de cada una de las columnas (no siempre las listas contienen título), cada fila se denomina registro, cada columna se denomina campo. Cada campo es una propiedad o atributo. Una lista puede almacenar información de cualquier tipo, por ejemplo, datos básicos de un trabajador, control de existencias de artículos en un almacén, inventarios, nómina de una empresa, lista de notas de un colegio, etc.
Observe la Figura 1, este ejemplo contiene la lista de algunos elementos químicos, está compuesta por cuatro campos: Elemento, Símbolo, Número atómico y Masa atómica. Cada registro contiene información relacionada entre sí, por ejemplo, el símbolo químico del Hierro es Fe, su número atómico es 26 y su masa atómica es 55.850. No es necesario que la lista comience en la columna A ni en la fila 1, puede comenzar a partir de cualquier referencia de celda escogida.
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Hay dos posibilidades de crear una lista, a partir de un rango de datos existentes o una lista vacía. Seleccione la opción "Datos" en la barra de menús, elija "Lista" y "Crear lista". Se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 2. Debe marcar el rango en donde se va a crear la lista, en este caso $A1$:$D$1. Cuando se crea una lista a partir de un rango existente y se marca la caja de verificación "La lista tiene encabezados", la primera fila del rango se convierte en el encabezado de los campos. Presione el botón "Aceptar", se crea la lista tal como puede apreciar en la Figura 3.
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Excel le asigna automáticamente nombres a los campos como "Columna1",
"Columna2", etc. Posteriormente, si desea, puede cambiar los nombres de encabezados
de la lista, escribiendo el nuevo nombre en la celda. La última fila indica el
final de la lista y se utiliza para incluir registros. En este momento puede ingresar
la información en la lista. Ingrese un dato en un campo, presione la tecla "TAB",
se desplaza al siguiente campo para que ingrese el dato correspondiente, presione
la tecla "TAB", prosiga este procedimiento hasta completar el registro. Si
utiliza la tecla "TAB" para desplazarse en la lista, se mueve sucesivamente al
siguiente campo en el mismo registro, cuando alcanza el último campo del registro,
se mueve al primer campo del siguiente registro.
Cuando ingresa un dato en un campo y presiona la tecla "ENTRAR", se desplaza a la
siguiente fila en la misma columna. Cuando se desplaza por la lista presionando
la tecla "ENTRAR", se mueve a la fila de abajo, ubicada en la misma columna,
cuando alcanza el último registro en la columna, se desplaza al primer registro
en la columna siguiente para seguir el recorrido hacia abajo.
Excel le da la oportunidad de ver totales de la lista para cada campo. Por ejemplo, puede conocer la cantidad de registros en la lista, si un campo contiene las ventas, puede conocer las ventas totales. Seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Lista" y "Fila Total", observe en la Figura 4, dentro de la fila de totales, si se sitúa sobre un campo se muestra una lista deplegable en la cual puede escoger la función que quiere aplicarle al campo actualmente seleccionado, como se describe enseguida. "Ninguno" no muestra ningún resultado en la columna. "Promedio" calcula el promedio de los valores del campo. "Cuenta" muestra la cantidad de registros en que el campo no está vacío. "Contar números", devuelve la cantidad de registros que tienen un valor numérico en el campo correspondiente. "Máx" devuelve el máximo valor encontrado en el campo, únicamente se aplica para valores de campo numéricos. "Mín" devuelve el mínimo valor en el campo, únicamente se aplica para valores numéricos. "Suma" calcula la suma de valores pertenecientes al campo. "Desvest" devuelve la desviación estándar. "Var" calcula la varianza para los valores del campo.
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En la Figura 4 se indica el borde que se muestra al crear una lista. Si la celda activa está fuera de la lista, el borde se oculta. Si desea que aparezca el borde de la lista todo el tiempo, seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Lista" y "Ocultar el borde de las listas inactivas", todo el tiempo se va a mostrar el borde de lista.
Si desea convertir una lista en un rango, la lista debe estar activa, seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Lista" y "Convertir en rango".
Puede utilizar el controlador de tamaño de la lista para ajustar su tamaño e incluir más filas o columnas o menos filas o columnas, según sean sus necesidades, arrastrando este controlador. El tamaño también se puede modificar así: seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Lista" y "Ajustar el tamaño de la lista…", se muestra el cuadro de diálogo indicado en la Figura 5, establezca las nuevas dimensiones de la lista y presione el botón "Aceptar".
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Cuando pasa el ratón sobre una lista, la apariencia del puntero cambia dependiendo del lugar de la lista en que se encuentre. Se aconseja que solo haya una lista por hoja, aunque puede haber varias en la misma hoja. Si se ubica sobre la lista y presiona las teclas "Mayús" + "Barra espaciadora", selecciona el registro completo en que está ubicado el cursor. Si está ubicado en la lista y presiona las teclas "Ctrl" + "Mayús" + "Barra espaciadora", se selecciona toda la lista. Es posible mover una lista, del mismo modo que se mueve un rango de datos. Puede copiar una lista del mismo modo que se copia un rango de datos, en este caso, tanto el origen como el destino son listas. Si se copia un registro completo fuera de la lista, el destino es un rango de datos.
Se puede ordenar una lista por el campo seleccionado o por una combinación de campos. En el ejemplo actual, puede ordenar la lista alfabéticamente por el campo "Elemento", por su número atómico, etc. Para ordenar una lista, sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista, enseguida, seleccione la opción "Datos" de la Barra de Menús, seleccione "Ordenar…", se sombrea toda la lista indicando que está seleccionada y aparece el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 6. Observe que este cuadro de diálogo contiene tres listas desplegables que permiten establecer los criterios de ordenamiento. Excel ordena la lista tomando como base de uno a tres campos. Puede seleccionar si se ordena ascendentemente o descendentemente.
Para el ejemplo que se está siguiendo, se va a ordenar ascendentemente por el campo "Elemento". Observe la parte inferior del cuadro de diálogo "Ordenar" le permite establecer si la lista tiene fila de encabezamiento. Si se establece que la lista no tiene fila de encabezamiento, en las listas desplegables no aparecen los nombres de campo, en su lugar se muestran los nombres de columnas. Después de seleccionar los criterios de ordenamiento, presione la tecla "Aceptar". Puede observar el resultado obtenido, en la Figura 7.
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Filtrar información se refiere a hacer una consulta, es decir, que se muestren solo los registros que cumplan con la condición establecida. Este es un proceso dinámico que se puede llevar a cabo para ver la información como se quiera cuantas veces sea necesario. Para filtrar la información, primero sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista (se toma como ejemplo la lista de elementos químicos, observe la Figura 1); seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Autofiltro". Al lado derecho del encabezado de cada columna aparece una flecha, como se indica en la Figura 8. Haga clic sobre la flecha del campo que quiere filtrar información.
Observe la lista mostrada en la Figura 8. En este caso se hizo clic sobre la flecha del campo "Elemento" seleccione el nombre del elemento del cual quiere que se muestre el registro o registros que cumplan con la condición. Por ejemplo, si hace clic sobre el elemento "Boro", se muestra todos los registros en los cuales el campo "Elemento" es igual a Boro. En este caso solo se muestra un registro.
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Observe la Figura 8. Al lado izquierdo, inicialmente aparece marcada la opción "(Todas)" en la lista, permite mostrar todos los registros, es útil cuando se ha aplicado algún filtro que se desea deshacer. En seguida aparece la opción "(Las 10 más...)", muestra los 10 registros que cumplen con la condición que se establezca, selecciona los diez elementos superiores o inferiores, puede cambiarse la cantidad de registros a mostrar. Más abajo, aparece la opción "(personalizar)", la cual permite establecer los criterios o condiciones de filtrado. Por ejemplo, seleccione la flecha de filtrado en el campo "Número Atómico". Seleccione (Personalizar…). Se genera el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 9. En la parte superior aparece el nombre del campo que se va a utilizar para establecer el filtro, en este caso, "NÚMERO ATÓMICO". Enseguida, hay una lista desplegable para seleccionar el operador de comparación, enfrente, escriba el valor de comparación. Observe que la condición para el ejemplo que se está siguiendo quedó "Es mayor que 10". Más abajo hay otra lista desplegable para seleccionar opcionalmente otra condición. En este caso la restricción queda "Es menor que 20". Entre las dos condiciones debe seleccionarse alguno de los dos operadores lógicos "Y" u "O". En el ejemplo presente se seleccionó el operador lógico "Y". El resultado del filtro lo puede apreciar en la Figura 10.
En definitiva, en este ejemplo, se muestran todos los registros que cumplen con la condición de que "el número atómico es mayor que 10 y menor que 20". Se pueden utilizar dos caracteres comodines (los mismos que se utilizan en Windows), interrogación (?) y asterisco (*). El "?" reemplaza un único carácter en la posición en que se encuentra. Por ejemplo, "?aso" establece la condición para las palabras "taso", "baso", "maso", "paso", etc. El "*" reemplaza una serie de caracteres, por ejemplo, si desea que seleccionen todos los registros en que el campo seleccionado comience por b, escriba b* en la condición.
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Para ver todos los registros, seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtros" y escoja "Mostrar todo", inmediatamente, aparecen todos los registros que se encuentran en la lista. La opción de "Mostrar todo" se encuentra habilitada únicamente cuando se ha hecho una acción de filtrado previa y por lo tanto se encuentran varios registros ocultos.
También puede ver todos los registros haciendo clic sobre la flecha de filtrado del campo correspondiente y en la lista de opciones seleccionar "(Todas)", en este momento se muestran todos los registros que hacen parte de la lista.
Seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Autofiltro". Inmediatamente desaparecen de la lista, las flechas de filtrado.
La capacidad de filtrado que se acaba de explicar es de gran importancia y de ayuda para los usuarios de Microsoft Excel, permite establecer filtros muy útiles, sin embargo, Excel permite establecer filtros mucho más potentes denominados filtros avanzados. En este tipo de filtros, además de la lista, debe tenerse un rango de celdas en la cual se incluye la condición o criterio.
Para explicar cómo funciona el filtro avanzado, se utiliza el ejemplo de la lista de elementos químicos. Observe la Figura 11. Para establecer el filtro, seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Filtro avanzado...", aparece el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 12.
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En la sección denominada "Acción" puede escoger una de las dos alternativas disponibles: "Filtrar la lista sin moverla a otro lugar", en la cual el resultado aparece sobre la misma lista, por otro lado la opción, "Copiar a otro lugar" se utiliza cuando desea que la lista permanezca intacta y el resultado del filtrado se ubique en otro lugar dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro activo en el cual se está efectuando el filtrado.
En el cuadro denominado "Rango de la lista:" seleccione la lista a la cual se le aplica el filtrado, en este caso, el rango es A6:D108. En el cuadro denominado "Rango de criterios:" seleccione el rango que contiene el criterio para el filtro, en este caso, es el rango A1:A4. Si hubiera seleccionado la opción "copiar a otro lugar", se habilita el cuadro denominado "Copiar a:", debe especificar el lugar en el cual se va a generar el resultado del filtro. Si el cuadro de verificación denominado "Sólo registros únicos" está seleccionado, no se repiten los registros que cumplen con la condición especificada. Presione el botón "Aceptar" para ejecutar el filtro. El resultado lo puede apreciar en la Figura 13. Observe que muestra todos los registros en que el número atómico es 89, el número atómico es 56 o el número atómico es 4, observe que el criterio se incluye en una sola columna.
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En la Figura 14, se aplica el filtro avanzado para el mismo ejemplo de la lista de elementos químicos. El rango de la lista es A6:D108 y el rango de criterios es A1:B2. El resultado lo puede apreciar en la Figura 15. La condición establece que se muestren todos los registros que cumplan con la condición de que número atómico sea menor que diez y, al mismo tiempo, que la masa atómica sea menor que 15.
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En la Figura 16 se establece el filtro, en donde la lista se encuentra en el rango A6:D108 y la condición está en el rango A1:B3. El resultado lo puede apreciar en la Figura 17. En este caso, la condición establece que se muestren todos los registros en que "Elemento" comience por la letra A o que "número atómico" sea menor que 4.
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Observe la Figura 18. En este ejemplo, se estableció el filtro avanzado para la lista ubicada en el rango A6:D108 y el rango de criterios es A1:B3. En este caso, se muestran todos los registros que cumplen con la condición de que "Elemento" comienza por la letra B y la "masa atómica" es mayor que 100. También muestra los registros que cumplen con la condición que "Elemento" comience por la letra A y masa atómica sea mayor que 100. El resultado lo puede observar en la Figura 19.
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Observe la Figura 20. Se aplica el filtro para la lista de elementos químicos incluida en el rango A6:D108 y el rango de criterios A1:C3. Muestra los registros que cumplen con la condición que "número atómico" sea mayor que uno y "número atómico" sea menor que 6, también muestra los registros en que número atómico sea igual a 50.
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Derechos reservados de autor. misapuntessistemas@gmail.com. Mayo de 2005